Pas ingrijpen als er iets stukgaat: hoe IT Recycling van brandjes blussen naar preventief onderhoud ging.

Medewerker van IT Recycling bij het laden van IT-apparatuur naast een vrachtwagen tijdens dagelijkse operatie

Van onderhoudskennis in hoofden en losse notities naar een aanpak die vastligt en overdraagbaar is.

IT Recycling werkt dagelijks met een groot aantal assets: machines, hulpmiddelen en vrachtwagens die de operatie draaiende houden. Onderhoud gebeurde grotendeels reactief - pas als er iets stuk was werd er ingegrepen, want preventief werk lag nergens vast. Wat er wanneer moest gebeuren zat in hoofden, losse notities en verspreide systemen. Het gevolg: stilstand die niemand zag aankomen, en niemand die precies kon zeggen wie waarvoor verantwoordelijk was.

5

Kernprocessen inzichtelijk gemaakt, geanalyseerd en concreet uitgewerkt.
1

Overdraagbare Blauwdruk ontwikkeld voor softwarekeuze en inrichting.
14

Softwareoplossingen onderzocht en vergeleken voor een onderbouwde keuze.

Het werkbonproces van melding tot registratie

Om te bepalen waar preventief onderhoud iets oplevert, brachten we eerst met een Analyse het werkbonuitvoeringsproces in kaart: van melding en planning tot uitvoering en registratie.

We zochten daarbij gericht naar de momenten waarop reactief werken tot fouten, vertraging of extra werk leidde. Ontbrekende informatie, defecten die niemand zag aankomen, afhankelijkheden die pas tijdens de uitvoering opdoken. Zo werd concreet waar het proces kwetsbaar was, en waar preventief onderhoud echt verschil maakt.

Analyse van het werkbonproces bij IT Recycling tijdens een sessie met medewerkers

Preventief onderhoud als één samenhangend geheel

Op basis van die inzichten bepaalden we hoe het proces en de software ingericht moeten worden om onderhoud voorspelbaar te maken. We werkten uit welke assetinformatie nodig is, met welke frequenties er onderhouden wordt, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er geregistreerd moet worden.

Niet als losse onderdelen, maar als één geheel dat de uitvoering ondersteunt. Dat leverde een duidelijke Blauwdruk op, waarin preventief onderhoud structureel is ingericht en geborgd binnen één systeem.

De Blauwdruk voor preventief onderhoud bij IT Recycling met uitgewerkte proces- en systeemstructuur

Softwareonderzoek gericht op onderhoud

Met de Blauwdruk als uitgangspunt onderzochten we tijdens een Selectie veertien softwareoplossingen die specifiek ondersteunen bij preventief onderhoud. We beoordeelden hoe ze omgaan met onderhoud, werkbonnen, assetbeheer en signaleringen, en in hoeverre ze helpen om eigenaarschap vast te leggen en te sturen op betrouwbaarheid.

Dat leidde tot een onderbouwd advies met helder zicht op kosten en baten, waarmee IT Recycling gericht kon kiezen voor een oplossing die past bij hun proces en ambities.

Presentatie van de softwarevergelijking voor preventief onderhoud bij IT Recycling tijdens de Selectie

“

Voordat we met Steven samenwerkten, gingen we ad hoc om met preventief onderhoud. Na het traject met Stooseflow hebben we het proces helder op papier staan en weten we precies wanneer we wat moeten doen. Steven heeft ons ook begeleid bij de softwareselectie, en inmiddels zijn we de gekozen applicatie aan het implementeren. De eerste resultaten zijn er al - zowel in de dagelijkse operatie als bij audits is dat al aantoonbaar merkbaar. Eindelijk grip - zonder poespas.

Bram Sauer Operations Director bij IT Recycling

Dit project is mogelijk gemaakt met financiële steun van de provincie Noord-Brabant.
Hierover is ook een artikel gepubliceerd op AgriFood Capital.

Loopt er bij jullie iets vast?

Soms weet je precies wat er moet gebeuren, soms alleen dat het beter kan. In beide gevallen is een kop koffie een prima begin: we luisteren, denken mee en kijken samen wat een logische eerste stap is.

Bekijk hoe we helpen