Zelf al begonnen met verbeteren, maar vastgelopen op de software: hoe Het Slotenhuis alsnog de juiste keuze maakte.

Ruud Mäkel van Het Slotenhuis poseert voor zijn bedrijfsbus

Van een order-to-cash proces vol handmatige stappen naar software die de groei wél aankan.

Het Slotenhuis is specialist in bouwkundige toegangscontrole en beveiligingsoplossingen. Door de groeiende vraag naar hun diensten liep de bestaande werkwijze tegen zijn grenzen aan. Ze waren zelf al begonnen met het verbeteren van processen, maar liepen vast op de software: die ondersteunde simpelweg niet wat ze wilden. Het gevolg was extra handwerk, minder overzicht, en processen die nauwelijks over te dragen waren aan nieuwe mensen.

14

Verschillende knel- en verbeterpunten in kaart gebracht voor efficiëntere processen.
10

Softwareoplossingen onderzocht om te bepalen welke het beste past.
2

Softwareoplossingen onderzocht en vergeleken voor een onderbouwde keuze.

Het hele order-to-cash proces uitgeplozen

Met een Analyse hebben we het volledige order-to-cash proces in kaart gebracht, van binnenkomende opdracht tot facturatie. Dat leverde een visuele weergave van het primaire proces op en een adviesrapport met veertien knel- en verbeterpunten.

Daarmee werd in één keer duidelijk waar het efficiënter kon, welke handmatige stappen zich lieten automatiseren, en waar de bestaande software simpelweg tekortschoot.

Steven Oosterbeek analyseert bedrijfsprocessen met een tablet en brown paper tijdens sessie bij Het Slotenhuis

Alle eisen op papier, inclusief de koppelingen

Na de Analyse hebben we een complete Blauwdruk opgesteld. Dit document beschrijft alle eisen en wensen voor de nieuwe software, inclusief de benodigde koppelingen tussen systemen. Onder andere contractbeheer, werkbonnen, voorraadbeheer en de integratie van een kennisbank kwamen hierin uitgebreid aan bod.

Met deze Blauwdruk als leidraad hebben we een toepasbaarheidsonderzoek uitgevoerd tijdens onze Selectie, waarbij we onderzochten welke software het beste aansloot bij de behoeften van Het Slotenhuis. Naast functionaliteit hebben we ook gekeken naar gebruiksvriendelijkheid, schaalbaarheid en betrouwbaarheid, zodat de software niet alleen nu, maar ook in de toekomst de juiste ondersteuning biedt. De resultaten zijn helder gepresenteerd, waardoor een weloverwogen keuze kon worden gemaakt.

Screenshot van de eerste pagina van de Blauwdruk, geopend in Preview op een MacBook

Klaar voor de implementatie

Na de Analyse, de Blauwdruk en het softwareonderzoek weet Het Slotenhuis precies welke software de beste keuze is, waarom die het beste aansluit en wat het gaat opleveren. Geen keuze op onderbuikgevoel, maar een keuze die ze intern kunnen uitleggen.

Wat er nu nog moet gebeuren: de invoering. We begeleiden Het Slotenhuis bij de inrichting, de configuratie en de ingebruikname, zodat processen makkelijker overdraagbaar worden en het bedrijf klaar is om verder te groeien.

Screenshot van de resultatenpresentatie met labels voor softwarefunctionaliteiten, aantallen per leverancier en bijbehorende kosten per maand en opstartkosten.

“

Het traject leidt tot inzichten in integratie van het beheer van relaties, panden en objecten, contracten, werkbonnen, voorraad, boekhouding én een kennisbank. Alle belangrijke processen komen zo naadloos samen. Medewerkers zullen hierdoor sneller toegang hebben tot gegevens en kennis. De communicatie, samenwerking en kennisoverdracht worden verbeterd en het werk efficiënter. Dit resulteert uiteindelijk tot een hogere klanttevredenheid.

Ruud Mäkel Eigenaar van Het Slotenhuis

Dit project is mogelijk gemaakt met financiële steun van de provincie Noord-Brabant.
Hierover is ook een artikel gepubliceerd op Midpoint Brabant.

Loopt er bij jullie iets vast?

Soms weet je precies wat er moet gebeuren, soms alleen dat het beter kan. In beide gevallen is een kop koffie een prima begin: we luisteren, denken mee en kijken samen wat een logische eerste stap is.

Bekijk hoe we helpen