Eerder vastgelopen op een eigen ERP-systeem: hoe FH Taxaties alsnog de oplossing vond die wél paste.

Modern kantoorgebouw met blauwe lucht - FH Taxaties

Van honderden taxaties bijhouden in losse Excel-bestanden naar één ERP-systeem dat het hele taxatieproces draagt.

FH Taxaties voert jaarlijks honderden taxaties uit door heel Nederland. Buiten de boekhouding ging vrijwel alles in Excel: offertes, rapporten en calculaties werden met de hand verwerkt. Dat kostte onnodige handelingen, leverde fouten op en maakte samenwerken lastig. Eerdere pogingen om zelf een ERP-systeem te laten bouwen liepen vast, en steeds om dezelfde reden: het lukte niet om de eigen wensen zo op papier te krijgen dat een leverancier ermee vooruit kon.

1

Overdraagbare Blauwdruk ontwikkeld voor softwarekeuze en inrichting.
3

Softwareleveranciers vergeleken op functionaliteit en toekomstbestendigheid.
1

Doordachte keuze voor een oplossing die aansluit bij hun werkwijze en ambities.

Van idee naar een concrete Blauwdruk

Om te voorkomen dat FH Taxaties opnieuw zou vastlopen, begonnen we met een volledige tekstuele Blauwdruk. Daarin staan alle wensen en eisen helder geformuleerd, inclusief de benodigde functionaliteiten en koppelingen.

Dat document werd de basis voor een gestructureerde aanpak: iedereen wist precies wat het nieuwe systeem moest kunnen, en leveranciers begrepen later meteen wat er van ze werd verwacht. Met dat plan in handen kon FH Taxaties eindelijk bouwen aan een oplossing die meegroeit met de organisatie, zonder dat daar extra FTE's voor nodig zijn.

Screenshot van de inhoudsopgave van de Blauwdruk voor FH Taxaties

Getest op de werkvloer voordat er iets gebouwd werd

Om zeker te weten dat de Blauwdruk aansloot op de praktijk, vertaalden we hem naar een visuele Blauwdruk en testten we die op de werkvloer. Medewerkers voerden gerichte opdrachten uit om te controleren of de processen logisch waren ingericht en of alle functies er waren.

Hun feedback leidde tot verfijningen in de Blauwdruk. Zo bevat het systeem niet alleen de juiste functionaliteiten, maar werkt het ook prettig in het dagelijkse werk - en dat bleek voordat er ook maar één regel code was geschreven.

Screenshot van de visuele Blauwdruk / het klikbaar prototype dat is getest op de werkvloer bij FH Taxaties

Drie leveranciers, één leveranciersdag

Met de definitieve Blauwdruk als leidraad vroegen we tijdens een Selectie begrotingen op bij verschillende softwareleveranciers en legden die naast elkaar. Naast de kosten beoordeelden we hun aanpak, ervaring, schaalbaarheid en beveiliging, en presenteerden we de resultaten overzichtelijk.

Daarna selecteerden we drie partijen en organiseerden we een leveranciersdag waarop zij hun aanpak presenteerden. Door kritisch door te vragen zorgden we dat het geen verkooppraatje werd. Alle inzichten vertaalden we naar een concreet advies, waarmee FH Taxaties een helder pad heeft naar een ERP-systeem dat processen efficiënter maakt en ruimte laat om te groeien.

Screenshot van de presentatie waarin de verschillende softwareleveranciers voor FH Taxaties worden vergeleken op prijs, doorlooptijd, maandelijkse kosten, aantal medewerkers en type code.

“

Door samen te werken met Steven van Stooseflow aan de automatisering van ons bedrijfsproces, weten we nu precies wat we nodig hebben. We voorkomen onnodige dubbele handelingen, kunnen met dezelfde hoeveelheid handen meer werk verzetten - en dus meer omzet genereren - en hebben daarnaast een veel beter overzicht.

Ivar de Vries Vennoot van FH Taxaties

Loopt er bij jullie iets vast?

Soms weet je precies wat er moet gebeuren, soms alleen dat het beter kan. In beide gevallen is een kop koffie een prima begin: we luisteren, denken mee en kijken samen wat een logische eerste stap is.

Bekijk hoe we helpen