Van alles bijhouden in Word en Excel naar één samenhangend softwarelandschap: hoe De Heren Van Werk grip kreeg op processen en software.

Elton en Maurice van De Heren Van Werk lopend door station Tilburg

Van offertes, verslaglegging en facturatie in Word en Excel naar een softwarelandschap dat het handwerk overneemt.

Bij De Heren Van Werk werd vrijwel alles handmatig bijgehouden in Word en Excel: offertes, intakes, facturatie en verslaglegging. Dat werkte jarenlang prima, maar naarmate de organisatie groeide begon het te wringen. Dezelfde gegevens op meerdere plekken invoeren, fouten die pas laat opvielen, en steeds minder overzicht in het dagelijkse werk. Groeien betekende zo vooral: meer handwerk.

5

Analyses uitgevoerd om een volledig beeld te krijgen van de organisatie en processen.
1

Overdraagbare Blauwdruk ontwikkeld voor softwarekeuze en inrichting.
13

Verschillende systemen onderzocht om de best passende software te selecteren.

Vijf processen tot op de bodem uitgezocht

Om goed softwareadvies te kunnen geven, hebben we eerst vijf uitgebreide Analyses uitgevoerd. Van het eerste klantcontact tot facturatie en evaluatie brachten we elk proces visueel in kaart, samen met de mensen die er dagelijks mee werken. Zo werd zichtbaar waar het schuurde en wat die inefficiënties werkelijk kostten.

Dat leverde een concreet adviesrapport op met verbeterpunten en een helder beeld van wat betere softwareondersteuning zou opleveren. Dat rapport werd het vertrekpunt voor de volgende stap: een Blauwdruk.

Steven wijst naar een brown paper tijdens een Analyse-sessie bij De Heren Van Werk

Een Blauwdruk als basis voor de softwarekeuze

Op basis van de analyses en het adviesrapport hebben we een complete Blauwdruk opgesteld. Daarin staan alle minimale softwarevereisten uitgewerkt, inclusief de benodigde functionaliteiten en de koppelingen tussen systemen. Met die Blauwdruk in de hand onderzochten we dertien systemen, van EPD- en CRM-pakketten tot platformen voor gegevensverzameling.

We keken daarbij niet alleen naar wat de software kan, maar ook naar schaalbaarheid, gebruiksgemak en betrouwbaarheid. Zo weet De Heren Van Werk niet alleen wat er nu past, maar ook wat over een paar jaar nog past.

Screenshot van de Blauwdruk met een visuele weergave van de koppelingen tussen verschillende systemen bij De Heren Van Werk

Van onderzoek naar een leverancier in zicht

Na het onderzoek weet De Heren Van Werk precies welke oplossing het beste aansluit op hun processen. Er is een geschikte leverancier in beeld en we hebben inmiddels een aantal gesprekken met die partij begeleid.

Wat er nu nog moet gebeuren: de definitieve keuze maken en de invoering voorbereiden. Daar begeleiden we ze bij, zodat de nieuwe software niet alleen technisch goed staat, maar ook echt aansluit op de praktijk. Minder administratie, minder dubbel werk, en meer tijd voor waar ze goed in zijn: mensen begeleiden in hun loopbaan.

Screenshot van een slide uit de resultatenpresentatie met een kostenoverzicht voor een softwareoptie bij De Heren Van Werk

“

Als je toekomstig software leverancier tegen jou zegt dat meerdere partijen dit zo zouden moeten aanleveren om de requirements en behoeftes heel duidelijk in kaart te hebben. Dat was voor ons een geruststellende gedachte en waren wij in staat om gefundeerd de juiste keuzes te maken mbt de softwareleverancier.

Elton Backx Eigenaar van De Heren Van Werk

Loopt er bij jullie iets vast?

Soms weet je precies wat er moet gebeuren, soms alleen dat het beter kan. In beide gevallen is een kop koffie een prima begin: we luisteren, denken mee en kijken samen wat een logische eerste stap is.

Bekijk hoe we helpen