We hechten veel waarde aan je privacy. Daarom vragen we je toestemming om cookies te plaatsen. We plaatsen alleen cookies voor het analyseren van bezoek op onze website. Lees meer in onze Privacyverklaring.
Weigeren Toestaan

Coldtec ontwerpt, realiseert en beheert klimaat- en elektrische installaties zoals airconditioning en ventilatie. Dit doen ze voor onder andere kantoorgebouwen, bedrijfspanden en scholen maar ook laboratoria. Hoewel hun focus voornamelijk op B2B ligt, richten zij zich - door de grote hoeveelheid aanvragen vanuit de consument - nu ook op B2C. Hierbij merken ze dat het maken van een goede offerte op maat veel werk is en tijd kost. Aan Stooseflow is gevraagd om dit deelproces te optimaliseren en automatiseren.

Tijdrovende handmatige handelingen

Coldtec krijgt gemiddeld zo’n 15 tot 20 aanvragen per dag. Offertes maakte ze met de hand: een berekening maken in Excel, een Word template kopiëren, de inhoud aanpassen, opslaan als PDF en e-mailen naar de consument. Ook als een offerte aangepast moet worden, deden ze dit handmatig. In totaal nam het maken van een offerte op maat gemiddeld 1 uur in beslag. Om de aanvragen sneller te verwerken, wilde Coldtec het maken van offertes op maat graag optimaliseren en zoveel als mogelijk automatiseren.

Een optimaal ingericht proces

Voor het optimaliseren van dit proces hebben we eerst de gewenste situatie gevisualiseerd in een flowchart. Dit maakt het proces voor zowel Coldtec als ons inzichtelijk en laat duidelijk zien wat er vanuit technisch oogpunt ontwikkeld moet worden.

Een flowchart van Coldtec hun B2C offerte op maat aanvragen
De flowchart van het optimaal ingerichte proces

Eenvoudig offertes op maat genereren

Na afstemming van de flowchart zijn we gestart met het ontwikkelen van een offerte tool. Een kleine, eenvoudige, maar effectieve webapplicatie, waarin Coldtec razendsnel een offerte maakt. De offerte tool heeft een hoge gebruiksvriendelijkheid en zorgt ervoor dat handmatige berekeningen of aanpassingen niet meer nodig zijn. Waar Coldtec voorheen een Word template moest kopiëren, handmatig moest aanpassen en apart moest opslaan, vullen ze nu direct de juiste gegevens in, voegen ze de juiste airco’s toe via een optie en met één klik op de knop is de offerte klaar.

De tweede stap van de offerte tool waarin eenvoudig opties en aircos toegevoegd kunnen worden
Eenvoudig het juiste merk en type airco’s selecteren en toevoegen

De kracht van een service API

Vervolgens hebben we een service API ontwikkeld; de drijvende kracht achter deze B2C software. De service API voorziet in alle benodigde data: de beschikbare airco’s, de beschikbare medewerkers voor het ondertekenen van de offerte en de eventuele extra’s die toegevoegd kunnen worden, zoals een extra WiFi-module. De service API genereert ook automatisch de offertes op maat en slaat deze op, zodat klanten deze direct kunnen downloaden. Daarnaast hebben we de service API gekoppeld aan AgileCRM, zodat klantgegevens worden opgeslagen en er automatisch een e-mail (inclusief een link naar de offerte) wordt verzonden naar de klant.

De eerste stap van de offerte tool waarin de gegevens van de klant worden ingevuld en gekozen kan worden om de gegevens op te slaan in AgileCRM
Een koppeling met AgileCRM; automatisch klantgegevens opslaan en de offerte doormailen

Inzetbaar voor meerdere kanalen

De offerte aanvragen komen binnen via verschillende kanalen; telefonisch, per e-mail of via de website van Coldtec. Om deze reden hebben we de service API als een losstaande service ontwikkeld, met goed afgeschermde endpoints. Het is veilig en inzetbaar voor meerdere kanalen. Alle aanvragen zijn geautomatiseerd, ongeacht op welke manier ze binnen komen.

Automatisch gevuld en berekend

De service API genereert de offerte op maat als PDF in de huisstijl van Coldtec. De offerte wordt automatisch gevuld op basis van de gegevens die binnen komen: de gegevens van de consument en bijbehorende informatie en afbeeldingen van de airco’s. Daarnaast bevat de service API nog een aantal extra slimmigheden. Zo berekend hij automatisch de totale prijs en de prijs voor het onderhoud, en voegt hij op basis van een aantal condities bepaalde teksten wel of niet toe, waardoor het een echte offerte op maat is.

De prijs van een optie wordt automatisch berekend op basis van de aircos en extra's
Prijzen van een optie worden automatisch berekend

Van één uur naar 15 minuten

Door de combinatie van de offerte tool en de service API is het deelproces geoptimaliseerd, en verwerkt Coldtec nu razendsnel aanvragen. Door passende technieken en een optimaal ingerichte server, werkt de software snel en is het eenvoudig uit te breiden of op te schalen. Aanvragen via de website zijn volledig geautomatiseerd en de consument ontvangt binnen 30 seconden een offerte in zijn mail. En waar het handmatig maken van een offerte op maat eerst 1 uur kostte, kost het Coldtec nu nog maar 15 minuten!